Privacy statement

https://pixabay.com/illustrations/lock-security-key-privacy-secure-4529981/

De Driebergse Tourclub (hierna te noemen: DTC) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De DTC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als DTC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van DTC-leden:

Persoonsgegevens van DTC-leden worden door de DTC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve en contributie doeleinden;
  • Communicatie en informatieverstrekking ten behoeve van de vereniging (nieuwsbrieven, clubblad, aankondigingen bijeenkomsten, etc.);
  • Persoonlijke benadering met betrekking tot doelen waarvoor de vereniging is opgericht (samen fietsen, toertochten organiseren en aanverwante activiteiten).

Voorts zullen we, ten behoeve van de communicatie, zo nu en dan afbeeldingen plaatsen van leden op onze communicatiemiddelen. Het gaat hier alleen over afbeeldingen die een relatie hebben met de clubactiviteiten. Ook kunnen voornamen van leden worden genoemd in de communicatie, ook hier alleen met betrekking tot clubactiviteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de DTC de volgende persoonsgegevens van u:

  • Voor- en Achternaam, tussenvoegsel;
  • Adres, Postcode, Woonplaats; Land;
  • Telefoonnummer; E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Rekeningnummer.

Uw gegevens worden door de DTC bewaard voor een periode van maximaal één jaar (en in de financiële administratie de wettelijke termijn van zeven jaar) na beëindiging van het lidmaatschap.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de DTC toertochten.

Van de persoonsgegevens op de inschrijfkaart van de toertocht deelnemers wordt door de DTC alleen het facultatief in te vullen e-mail adres verwerkt ten behoeve van het verstrekken van informatie over komende toertochten van de DTC. De deelnemer geeft bij het invullen van de deelnemerskaart ter plekke, of bij voor-inschrijving (via de NTFU site) aan of men hierin is geīnteresseerd. (Voor de Privacy Policy van de NTFU verwijzen we u naar de website van deze overkoepelende toerorganisatie)

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de DTC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voor- en Achternaam;
  • Adres, Postcode, Plaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres. Uw naam en e-mail adres wordt door de DTC opgeslagen totdat men heeft aangegeven dat men niet langer informatie wenst te ontvangen (via een afmeldlink in de mailing). De overige gegevens worden niet verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens van stakeholders en relaties

Persoonsgegevens van stakeholder en relaties worden door de DTC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking en informatie-inwinning en het doen van gerichte contacten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de DTC de volgende persoonsgegevens van u opslaan:

  • Voor- en Achternaam;
  • Adres, Postcode, Woonplaats
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door de DTC opgeslagen gedurende de periode dat men een stakeholder of relatie van de DTC is en eventueel daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Informatieve periodieken (Fietssport Magazine), fietsverzekering en inschrijvingen van toertochten (NTFU);
  • De financiële administratie (administratiekantoor);
  • De ledenadministratie (vrijwilliger);
  • Het verzorgen van verenigingsbladen;
  • Verzorgen van de website (service provider AllUnited).

Met deze partijen (verwerkers) hebben wij verwerkersovereekomsten afgesloten om de juiste manier van verwerking door deze partijen af te dwingen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons-)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven, nadat wij hiervoor een bevel hebben ontvangen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De DTC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de DTC van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, met een verversingfrequentie van 6 maanden;
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

De Driebergse Tourclub
De Woerd 3
3972KD Driebergen
privacy@dtcnet.nl

Vereniging overzicht